Importante

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• É necessário possuir o arquivo XML de uma nota fiscal emitida pelo seu fornecedor. Veja aqui como baixar um XML no site da Sefaz.

‍O que é a entrada de estoque via XML?

A entrada de estoque via XML é um recurso muito prático, com o potencial de facilitar o seu dia a dia como comerciante. Com o arquivo XML da compra, o Nex começa a reconhecer os dados presentes na nota, como o preço de custo e a quantidade comprada de cada mercadoria, e agiliza o procedimento de entrada de estoque, evitando o processo manual lento que toma tanto tempo. Esse procedimento precisa ser realizado com cuidado, pois são necessárias algumas configurações, especialmente quando está sendo feito pela primeira vez.

Vamos aprender a dar entrada no estoque via XML?

1. Na tela de Estoque, acesse a aba Transações.

2. Clique no ícone de adição (+) e, em seguida, em Compra.

3. Clique em Ler XML.

‍4. Clique em Selecionar Arquivo e localize o arquivo XML da nota no seu computador.

5. É necessário vincular o cadastro de um fornecedor a essa entrada de estoque via XML. Clique em Selecionar um fornecedor já cadastrado, caso já exista um cadastro para o fornecedor desta nota, ou então em Cadastrar como novo fornecedor. Depois de vincular o fornecedor, clique em Avançar.

Ao clicar em Cadastrar como novo fornecedor, algumas informações já serão preenchidas automaticamente de acordo com a Nota Fiscal.

‍6. Cada produto da nota precisa ser vinculado a um produto do seu Nex. Se é a primeira vez que você está dando a entrada do produto, será necessário realizar essa vinculação. Você pode clicar em F5 - Pesquisar se produto já existe para fazer essa vinculação com algum produto já existente no banco de dados ou então clicar em F4 - Cadastrar como novo produto se o produto ainda não estiver cadastrado no seu estoque.

Se for preciso realizar o cadastro do produto, é importante Não preencher o campo estoque. A entrada de estoque via XML que está sendo feita irá atualizar o estoque automaticamente ao final do processo, adicionando as unidades da nota ao estoque. Caso você preencha esse campo no cadastro do produto, o estoque ficará dobrado, dando divergência.

‍6.1 O próprio Nex pode sugerir um produto que já esteja cadastrado no seu sistema em algumas ocasiões. Nesses casos, se você considerar que a sugestão é adequada, basta clicar F3 - Aceitar Sugestão.

7. Após vincular o produto da nota a um produto do Nex, é possível que as unidades dos produtos estejam cadastradas de forma diferente. Nesse caso será necessário fazer a conversão de unidades.

Exemplo: se o fornecedor vendeu o produto em Cx (caixa), mas você vende em Un (unidade), é necessário informar ao Nex quantas unidades existem em uma caixa (1 Cx = 24 Un).

Essa conversão irá determinar quantas unidades do produto serão efetivamente adicionadas ao estoque. Caso haja alguma dúvida, você pode chamar nosso suporte. Clique aqui para saber mais sobre nossos canais de atendimento.

Importante

A opção Inverter pode ser utilizada em alguns casos específicos, como quando você realiza a compra de um produto que seja enviado em Un (unidades), porém você vende esse produto em Cx (caixas). Essa opção altera a ordem de configuração da conversão, permitindo que você faça a configuração de maneira inversa.

Exemplo

• Configuração normal: 1 Un = 0,04166... Cx. Esse valor precisaria ser calculado manualmente

• Com a opção Inverter: 1 Cx = 24 Un.

Mesmo com esses parâmetros configurados, é sempre bom conferir a DANFE NF-e para que a conversão não seja feita incorretamente. Se a quantidade que seu fornecedor enviou estiver certa, mas a unidade estiver errada, isso pode causar erros no seu estoque.

8. Após concluir a configuração dos produtos, clique em Avançar.

Lembrando: na próxima vez que for dar uma entrada de estoque via XML desses produtos, o próprio Nex já irá sugerir a vinculação dos produtos com base nessa entrada que está sendo feita.

‍9. Informe os valores de Frete, de Outras despesas e, em seguida, clique em Concluir.

O sistema irá dividir esses valores de forma proporcional para todos os itens da nota, somando essa quantia ao preço de custo do produto. Se não quiser atualizar o preço de custo do produto, basta marcar a opção Não atualizar o preço de custo dos produtos.‍

10. Verifique as informações da transação e clique em Salvar - F2.

Confira as informações, como: fornecedor, produtos, quantidades e valores.

Pronto! A entrada de estoque foi finalizada. Os produtos estão disponíveis para venda e, nas próximas vezes que for dar entrada nesses produtos, o procedimento será ainda mais rápido.