Como fazer uma entrada de estoque via XML

Importante

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• É necessário possuir o arquivo XML de uma nota fiscal emitida pelo seu fornecedor. Veja aqui como baixar um XML no site da Sefaz.

‍O que é a entrada de estoque via XML?

A entrada de estoque via XML é um recurso muito prático, com o potencial de facilitar o seu dia a dia como comerciante. Com o arquivo XML da compra, o Nex começa a reconhecer os dados presentes na nota, como o preço de custo e a quantidade comprada de cada mercadoria, e agiliza o procedimento de entrada de estoque, evitando o processo manual lento que toma tanto tempo. Esse procedimento precisa ser realizado com cuidado, pois são necessárias algumas configurações, especialmente quando está sendo feito pela primeira vez.

Vamos aprender a dar entrada no estoque via XML?

1. Na tela de Estoque, acesse a aba Transações.

2. Clique no ícone de adição (+) e, em seguida, em Compra.

3. Clique em Ler XML.

‍4. Clique em Selecionar Arquivo e localize o arquivo XML da nota no seu computador.

5. É necessário vincular o cadastro de um fornecedor a essa entrada de estoque via XML. Clique em Selecionar um fornecedor já cadastrado, caso já exista um cadastro para o fornecedor desta nota, ou então em Cadastrar como novo fornecedor. Depois de vincular o fornecedor, clique em Avançar.

‍6. Cada produto da nota precisa ser vinculado a um produto do seu Nex. Se é a primeira vez que você está dando a entrada do produto, será necessário realizar essa vinculação. Você pode clicar em F5 - Pesquisar se produto já existe para fazer essa vinculação com algum produto já existente no banco de dados ou então clicar em F4 - Cadastrar como novo produto se o produto ainda não estiver cadastrado no seu estoque.

‍6.1 O próprio Nex pode sugerir um produto que já esteja cadastrado no seu sistema em algumas ocasiões. Nesses casos, se você considerar que a sugestão é adequada, basta clicar F3 - Aceitar Sugestão.

7. Após vincular o produto da nota a um produto do Nex, é possível que as unidades dos produtos estejam cadastradas de forma diferente. Nesse caso será necessário fazer a conversão de unidades.

Exemplo: se o fornecedor vendeu o produto em Cx (caixa), mas você vende em Un (unidade), é necessário informar ao Nex quantas unidades existem em uma caixa (1 Cx = 24 Un).

Importante

A opção Inverter pode ser utilizada em alguns casos específicos, como quando você realiza a compra de um produto que seja enviado em Un (unidades), porém você vende esse produto em Cx (caixas). Essa opção altera a ordem de configuração da conversão, permitindo que você faça a configuração de maneira inversa.

Exemplo

• Configuração normal: 1 Un = 0,04166... Cx. Esse valor precisaria ser calculado manualmente

• Com a opção Inverter: 1 Cx = 24 Un.

Mesmo com esses parâmetros configurados, é sempre bom conferir a DANFE NF-e para que a conversão não seja feita incorretamente. Se a quantidade que seu fornecedor enviou estiver certa, mas a unidade estiver errada, isso pode causar erros no seu estoque.

8. Após concluir a configuração dos produtos, clique em Avançar.

‍9. Informe os valores de Frete, de Outras despesas e, em seguida, clique em Concluir.

‍10. Verifique as informações da transação e clique em Salvar - F2.

Pronto! A entrada de estoque foi finalizada. Os produtos estão disponíveis para venda e, nas próximas vezes que for dar entrada nesses produtos, o procedimento será ainda mais rápido.